W przypadku przesyłania wniosków i podań drogą elektroniczną (e-mail) dokumenty  muszą być podpisane ważnym  kwalifikowanym podpisem cyfrowym w formacie Xades-Bes. W  przypadku jego braku   odpis lub zaświadczenie wysyłane są do Urzędu  najbliższego ze względu zamieszkania wnioskodawcy. Osoba wnioskująca otrzymuje jednocześnie zawiadomienie gdzie i na jakich warunkach może odebrać dokument.